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Mit der Einführung des elektronischen Anordnungswesens schreitet die Digitalisierung im Langquaider Rathaus weiter voran. Im Rahmen eines Organisationsgesprächs erläuterte Albert Frimberger, Kommunalberater für den Bereich Finanzwesen bei der Softwarefirma Komuna in Altdorf, die verschiedenen Möglichkeiten dieses neuen papierlosen Verfahrens. In Absprache mit dem Gemeinschaftsvorsitzenden Bürgermeister Herbert Blascheck, Geschäftsstellenleiter Ludwig Wagner und weiteren Beschäftigten der Finanzabteilung wurde nun der weitere Ablauf der Einführung festgelegt.

Öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen sind gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU künftig zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet. Ziel muss dabei sein, nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren.

Auf die Frage, was sich mit der E-Rechnung ändert, gibt es eine einfache Antwort: Wegfall des Scanvorganges und keine manuelle Erfassung von Grunddaten der Anordnung. Der Fachberater der Komuna zeigte hier sehr schnell auf, wie man sich die Arbeit wesentlich einfacher gestalten kann. Effizienz und Arbeitszeiteinsparung durch automatische Prüfmechanismen untermauern die Erleichterungen.

Die neue Software ermöglicht den elektronischen Empfang und die direkte Weiterverarbeitung von Rechnungen, bei der bereits alle relevanten Rechnungsdaten vorausgefüllt in die Anordnungsmasken eingetragen werden und der Mitarbeiter lediglich noch eine Sichtprüfung auf Richtigkeit durchführen muss. Somit entfällt die komplette manuelle Erfassung von Rechnungen. Die automatische und revisionssichere Archivierung ist in diesem Prozess selbstredend. Dieses Verfahren beschleunigt die Verwaltungsprozesse und trägt zu einer weiteren Vereinfachung der Kommunikation mit den Partnern aus der Wirtschaft bei. Es wird hier ein wesentlichern Beitrag zum weiteren Ausbau von E-Government-Funktionen innerhalb der Verwaltung geleistet.

Auch die sicherlich noch längere Zeit eingehenden Papierrechnungen werden sofort gescannt und elektronisch weiterverarbeitet, ohne dass Anordnungen auf Papier gedruckt werden müssen. Die Zahlungsanordnung erfolgt mittels digitaler Signatur.

Bedeutende ökologische Verbesserung

Nicht nur ökonomische Vorteile durch Einsparung von Papier- und Druckkosten in Höhe von jährlich etwa 4.000 € werden erzielt. Auch ökologisch bedeutet die Einführung des neuen Systems erhebliche Vorteile für Umwelt und Nachhaltigkeit, werden doch jährlich etwa 80.000 DIN A4-Seiten Papier sowie erhebliche Mengen an Toner und Druckmaterial eingespart.

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